Wenn Sie einen Mitarbeiter einstellen, haben Sie die Pflicht, Mitarbeiterunterlagen zu erstellen und aufzubewahren. Denken Sie daran, dass Sie diese Aufzeichnungen so aufbewahren müssen, dass die Vertraulichkeit gewährleistet ist und dass sie vor Beschädigung oder Zerstörung geschützt sind. Sie können Mitarbeiterunterlagen sowohl in Papier- als auch in elektronischer Form aufbewahren und speichern. Vergewissern Sie sich, dass sie vollständig und korrekt ist, da Sie sonst von einem Arbeitsinspektor mit einem Bußgeld belegt werden könnten. Lesen Sie den Artikel bis zum Ende und erfahren Sie, wie Sie Mitarbeiterakten führen können.
Woraus bestehen die persönlichen Dateien?
Eine Mitarbeiter-Personalakte besteht aus 4 Teilen und beinhaltet:
- Teil A – Materialien, die sich auf die Bewerbung um eine Stelle beziehen,
- B – Unterlagen, die mit der Begründung des Arbeitsverhältnisses sowie mit dem Verlauf der Beschäftigung verbunden sind (dazu gehören u. a. der Arbeitsvertrag, die Bestätigung der Arbeitsschutzschulung, der Aufgabenbereich. Darüber hinaus sind dies Dokumente im Zusammenhang mit der Vergabe, Gewährung von unbezahltem Urlaub, Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub),
- C – Dokumente im Zusammenhang mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses (Kündigungsschreiben, Kopie der ausgestellten Arbeitsbescheinigung),
- D – Akten, die sich auf die Verantwortung des Mitarbeiters beziehen, die die Löschung der Strafe nach einer bestimmten Zeit vorsehen, eine Kopie des Strafbescheids.
Alle Materialien müssen nummeriert und in chronologischer Reihenfolge abgelegt werden. Darüber hinaus muss jeder Abschnitt eine Liste der darin enthaltenen Dokumente und Aussagen enthalten.
Wie Sie Mitarbeiterunterlagen aufbewahren – Dokumentation zum Arbeitsverhältnis
Diesbezüglich müssen Sie für jeden Mitarbeiter separate Aufzeichnungen führen, die sich auf Folgendes beziehen:
- Aufzeichnungen über die Arbeitszeit (einschließlich entschuldigter und unentschuldigter Abwesenheiten von der Arbeit),
- gezahltes Arbeitsentgelt und die Zahlung anderer Leistungen,
- im Zusammenhang mit der Beantragung und Inanspruchnahme von Urlaub,
- Aufzeichnungen im Falle der Zuteilung von Arbeitskleidung und -schuhen und Unterlagen im Zusammenhang mit der Zahlung von Bargeldzuschüssen für die Nutzung eigener Kleidung und Schuhe sowie deren Wäsche und Pflege.
Wann Sie dem Mitarbeiter eine Kopie der Dokumentation geben
Sowohl aktuelle als auch ehemalige Mitarbeiter haben das Recht, eine Kopie aller oder eines Teils ihrer Beschäftigungsunterlagen anzufordern. Der Brief kann auf Papier oder elektronisch eingereicht werden. Sie müssen eine Kopie der in der Anfrage angegebenen Materialien innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Anfrage ausstellen. Denken Sie daran, dass Sie einen solchen Antrag der Personalakte des Mitarbeiters in Teil B (wenn der Antrag während des Arbeitsverhältnisses eingegangen ist) oder Teil C (wenn der Antrag nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses gestellt wurde) beifügen. Die Kopie, die Sie ausstellen, muss mit der Unterschrift des Arbeitgebers oder einer bevollmächtigten Person als echte Kopie des Originals beglaubigt werden.
