Когда вы нанимаете любого сотрудника, вы обязаны создавать и вести личные дела сотрудников. Помните, что вы должны хранить эти записи таким образом, чтобы обеспечить конфиденциальность и защитить их от повреждения или уничтожения. Вы можете вести и хранить записи о сотрудниках как в бумажном, так и в электронном виде. Убедитесь, что он полный и правильный, иначе трудовой инспектор может вас оштрафовать. Прочитайте статью до конца и узнайте, как вести учет сотрудников.
Из чего состоят личные дела?
Личное дело сотрудника состоит из 4 частей и включает в себя:
- Часть А — материалы, связанные с подачей заявления о приеме на работу,
- B — документация, связанная с установлением трудовых отношений, а также с процессом трудоустройства (к ним относятся, в частности, трудовой договор, подтверждение обучения по охране труда, круг обязанностей. Кроме того, это документы, связанные с премией, предоставлением отпуска без сохранения заработной платы, отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком),
- C — документы, связанные с прекращением трудовых отношений (уведомление об увольнении, копия выданной справки о трудоустройстве),
- D — файлы, связанные с ответственностью работника, которые предусматривают стирание наказания через определенный период времени, копия уведомления о наказании.
Все материалы должны быть пронумерованы и храниться в хронологическом порядке. Кроме того, каждый раздел должен содержать перечень содержащихся в нем документов и заявлений.
Как вести учет сотрудников — Документация, связанная с трудовыми отношениями
В этом отношении вы должны вести отдельные записи по каждому сотруднику, касающиеся:
- учет рабочего времени (включая оправданные и неоправданные отсутствия на работе),
- выплаченное вознаграждение за труд и выплата других пособий,
- связанные с подачей заявления на отпуск и его использованием,
- записи в деле о выдаче спецодежды и обуви и документы, связанные с выплатой денежной надбавки за использование собственной одежды и обуви, их стиркой и содержанием.
Когда выдавать копию документации работнику
Как нынешние, так и бывшие сотрудники имеют право запросить копию всех или части своих трудовых книжек. Письмо может быть представлено на бумаге или в электронном виде. Вы должны выдать копию материалов, указанных в запросе, в течение 30 дней с момента его получения. Помните, что такой запрос вы прикладываете к личному делу сотрудника в части В (если запрос был получен во время работы) или в части С (если запрос был сделан после окончания работы). Выдаваемая вами копия должна быть заверена как подлинная копия оригинала подписью работодателя или уполномоченного лица.