Podczas zatrudniania każdego pracownika, masz obowiązek założenia oraz prowadzenia jego dokumentacji pracowniczej. Pamiętaj, że musisz prowadzić ją zgodnie z zasadami gwarantującymi poufność, w warunkach zabezpieczających przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. Możesz ją i przechowywać w formie papierowej jak i elektronicznej. Zadbaj o jej kompletność i poprawność, gdyż w przeciwnym razie możesz zostać ukarany grzywną nałożoną przez inspektora pracy. Przeczytaj artykuł do końca i dowiedz się jak prowadzić dokumentację pracowniczą.
Z czego składają się akta osobowe?
Na akta osobowe pracownika składają się 4 części i obejmują:
- część A – materiały dotyczące ubiegania się o pracę,
- B – dokumentacja związana z nawiązaniem stosunku pracy, a także z przebiegiem zatrudnienia (należy do nich m. in. umowa o pracę, potwierdzenie odbycia szkolenia BHP, zakres obowiązków. Oprócz tego są to dokumenty związane z przyznaniem nagrody, udzieleniem urlopu bezpłatnego, urlopu macierzyńskiego lub ojcowskiego),
- C – dokumenty traktujące o z zakończeniu zatrudnienia (wypowiedzenie umowy, kopia wydanego świadectwa pracy),
- D – akta związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu, odpis zawiadomienia o ukaraniu.
Wszystkie materiały należy numerować a także przechowywać w porządku chronologicznym. Ponadto każda z części musi zawierać spis znajdujących się w niej dokumentów oraz oświadczeń.
Jak prowadzić dokumentację pracowniczą – Dokumentacja związana ze stosunkiem pracy
W tym zakresie musisz prowadzić dla każdego pracownika oddzielnie dokumentację dotyczącą:
- ewidencjowania czasu pracy (w tym usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy),
- wypłaconego wynagrodzenia za pracę oraz wypłatę innych świadczeń,
- związaną z wnioskowaniem i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
- ewidencyjną w przypadku przydziału roboczej odzieży oraz obuwia a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego na używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Kiedy wydać kopię dokumentacji pracownikowi
Obecny jak i były pracownik mają prawo złożyć wniosek o wydanie kopii całości lub części swojej dokumentacji pracowniczej. Pismo można złożyć w formie papierowej lub elektronicznej. Kopię materiałów określonych we wniosku musisz wydać w terminie do 30 dni od jego otrzymania. Pamiętaj, takie podanie dołączasz do akt osobowych pracownika w części B (jeśli wniosek wpłynął w trakcie zatrudnienia) lub C (w przypadku wniosku złożonego po zakończeniu zatrudnienia). Kopia, którą wydajesz musi być poświadczona o zgodności z oryginałem podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej.